Spendenquittungen - Wie versende ich diese über das System?

Spendenquittungen zu erstellen, gehört noch zum letzten Schritt des Spendenprozesses. Sie können in MyAltruja direkt Ihre Spendenquittungen erstellen und versenden. Es besteht auch die Möglichkeit, eine konsolidierte Spendenquittung oder Spendenbescheinigungen für Offline-Spenden zu erzeugen.

Wie das geht, können Sie entweder in diesem kurzen Tutorial Video anschauen, oder Sie folgen dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1:
Wählen Sie in Ihrem MyAltruja den Reiter “Spenderdaten” aus. Filtern Sie Ihre Spenderdaten nach dem gewünschten Zeitraum oder den gewünschten Rechnungsnummern, für die Sie eine Spendenquittung anlegen möchten. Außerdem können Sie, wenn Sie eine einzelne Spendenquittung erstellen und versenden möchten, nach der E-Mail-Adresse der*des Spenders*in filtern und die entsprechende Quittung herausgeben.

 

Schritt 2:
Klicken Sie auf das Symbol “Quittungen”.

Schritt 3:
Nun können Sie Ihre Spendenquittungen bearbeiten. Den Text unter der Bestätigung der Gemeinnützigkeit können Sie gemäß Ihren Anforderungen abändern. Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Wichtig ist, dass alle Platzhalter (in Großbuchstaben) durch die entsprechenden Werte ersetzt werden.

 

Schritt 4:
Laden Sie anschließend eine Unterschrift hoch. Als Format wird JPEG akzeptiert.

Schritt 5:
Nachdem Sie Ihre Unterschrift hochgeladen haben, können Sie Ihre Quittung erstellen. Prüfen Sie im Vorfeld nochmals alle Angaben genau. Nutzen Sie dazu den Vorschau-Modus. Im untersten Feld können Sie nochmals die Anzahl der zu erstellenden Quittungen überprüfen. Sollten sich Dauerspenden darunter befinden, werden diese zuerst einzeln in der Anzahl angezeigt.

Spendenquittungen versenden oder herunterladen



Schritt 6 (optional):
Über den Button “Quittung herunterladen” erhalten Sie alle erstellten Quittungen in einer ZIP-Datei zum Download an Ihre E-Mail-Adresse. Überprüfen Sie abermals alle Daten und speichern Sie die Spendenquittungen ab. Dauerspenden, die Sie für den Zeitraum ausgewählt haben, werden dann in einer Spendenquittung konsolidiert. Daher erhalten Sie evtl. eine geringere Anzahl an Quittungen als vorher angezeigt.

Das Erstelldatum der Quittungen kann nun auch in den Spenderdaten eingesehen werden. In der Spalte "Quittung erstellt am" wird das jeweilige Datum des Downloads festgehalten.

Schritt 7:
Sie können die erstellten Quittungen nun direkt über Ihr MyAltruja-Profil verschicken. Klicken Sie hierzu auf “Versenden von Quittung”. Der gesamte Quittungsversand läuft über die Absende-Adresse info@altruja.de.

Schritt 8:
Nun sehen Sie eine Vorschau für den E-Mail-Text. Die Platzhalter werden automatisch an die Spenderdaten angepasst. Selbstverständlich können Sie den Text wahlweise an Ihre Anforderungen anpassen. Klicken Sie abschließend auf “Versenden von Quittung”.

Schritt 9:
Nun erscheint ein Hinweis-Fenster als Pop-Up. Altruja übernimmt keine Verantwortung, dass die per E-Mail versendeten Spendenquittungen vom Finanzamt anerkannt werden. Stellen Sie also sicher, dass die ausgestellten Quittungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Halten Sie dafür ggf. Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Klicken Sie auf “OK”.

Schritt 10:
Ihre Spendenquittungen werden sofort versendet. Wenn Sie mehr als eine Spendenquittung versenden, erhalten Sie nach dem erfolgreichen Versand aller Spendenquittungen eine Info an Ihre E-Mail-Adresse. In der Regel vergehen hier nur ein paar Minuten.

Schritt 11:
Nach dem Versand und dem Erstellen der Spendenquittungen können Sie in den Spenderdaten in den Spalten "Quittungen erstellt am" und "Quittungen versendet am" genau nachvollziehen, welche Spendenquittungen noch offen sind.
Auch können Sie pro Spende eine erneute Spendenquittung erstellen, wenn z.B. eine Kopie angefragt wird. Bearbeiten Sie dafür die entsprechende Spende und wählen Sie "Eine neue Quittung erstellen" aus. Nun kann eine neue Spendenquittung erstellt werden, die die Vorherige ersetzt.

Wichtig:
- Sie können unter anderem den Versand von Spendenquittungen für Offline-Spenden veranlassen.
- Sie können unter anderem die PDF-Datei der Quittungen ausdrucken und diese per Post versenden.